Організація великого заходу завжди передбачає роботу з ризиками. Потрібно враховувати можливі зміни у програмі, логістиці, складі спікерів, технічному забезпеченні та десятках інших процесів, які мають працювати одночасно. Після початку повномасштабного вторгнення до цього переліку додалася безпека, яка тепер не є окремою частиною організації заходу, а фактично визначає всі інші рішення.

Для Donbas Media Forum ця тема не нова. Форум виник у 2015 році після того, як через початок російської агресії частина журналістів і редакцій із Донецької та Луганської областей була змушена релокуватися. Тому питання війни та безпеки супроводжували DMF від самого початку. Проте після 24 лютого 2022 року змінився масштаб ризиків, а разом із ним — і сам підхід до планування великих подій. Адже велика подія — це велика відповідальність. А Donbas Media Forum — це найбільша медіаподія України.

Читайте також: «Питання — скільки медіа не переживуть цю зиму». Любов Раковиця, Donbas Media Forum

До повномасштабного вторгнення досвід попереднього року був достатньо надійною основою для підготовки наступного форуму. Ми аналізували, які зали були перевантажені, де виникали черги, як краще побудувати програму, скільки часу потрібно залишити між дискусіями, яке технічне рішення виявилося вдалим, а яке варто змінити. Наступного року ці висновки можна було використати для вдосконалення події.

Тепер попередній досвід залишається важливим, але вже не дає можливості спрогнозувати всі умови, в яких відбудеться наступний захід. Характер російських атак змінюється, з’являються нові загрози, змінюється їхня інтенсивність, а рішення, яке було достатнім рік тому, сьогодні може потребувати перегляду. Саме тому великий захід під час війни фактично доводиться планувати кілька разів, постійно коригуючи початковий сценарій відповідно до актуальної ситуації.

Досвід 2023 року: коли програма переходить в укриття

Одним із найбільш показових для нас став Donbas Media Forum 2023 року. Протягом двох днів через тривалі повітряні тривоги приблизно по три-чотири години програми щодня проходили в укритті. У результаті значна частина форуму фактично відбулася там.

Цей досвід добре показав, наскільки відрізняються формальна готовність до повітряної тривоги і реальна організація роботи великого заходу в таких умовах. Наявність укриття сама по собі не розв’язує проблему. Якщо на події одночасно перебувають сотні учасників, є кілька програмних залів, відбуваються трансляції, працюють технічні команди та перекладачі, а серед гостей є іноземні спікери, необхідно заздалегідь розуміти, як уся ця система працюватиме під час тривоги.

Потрібно враховувати, скільки часу займе переміщення людей, які програмні події доведеться перервати, чи можна продовжити частину дискусій у захищеному просторі, як зміниться загальний таймінг і що відбуватиметься з паралельними заходами після відбою. Усе це має бути частиною планування ще до початку форуму.

Саме тому протягом останніх років ми поступово переходимо від підходу, за якого є окремий план реагування на небезпеку, до підходу, коли безпекові вимоги закладаються в саму архітектуру заходу.

У 2026 році безпека починається з вибору кожного простору

Під час підготовки Donbas Media Forum 2026 ми намагаємося максимально скоротити кількість ситуацій, у яких під час повітряної тривоги потрібно буде переміщувати велику кількість людей.

Торік частина просторів розташовувалася в зонах, роботу яких у разі тривоги потрібно було припиняти, після чого учасники мали переходити до більш захищеної частини будівлі. Цього року ми від самого початку плануємо розташування програмних просторів таким чином, щоб вони перебували у безпечніших зонах і потреба в додатковому переміщенні людей була мінімальною.

Змінився навіть підхід до організації реєстрації. Традиційно її розташовують безпосередньо біля входу, оскільки це найзручніше для учасників. Цього року ми плануємо перенести її далі від входу, щоб люди не накопичувалися у потенційно більш уразливій частині будівлі та були краще захищені, зокрема від можливих уламків у разі атаки.

Читайте також: У Києві 8–10 жовтня пройде Donbas Media Forum 2026: триває реєстрація учасників

На перший погляд, це невелика організаційна деталь. Однак саме з таких рішень сьогодні складається планування великих подій в Україні. Організатор має оцінювати не лише місткість зали або зручність її розташування, а й можливість безпечно використовувати цей простір під час тривоги. Потрібно планувати не лише пересування учасників між панелями, а й те, що відбудеться з цим потоком людей у разі небезпеки.

Відповідно, безпекові рішення дедалі більше впливають на логістику, технічне забезпечення, програмування та навіть на ті елементи події, які раніше розглядалися винятково з погляду зручності учасників.

Організатор має бути готовим змінити вже підготовлений захід

Ще одна принципова відмінність роботи під час повномасштабної війни полягає в тому, що остаточне рішення щодо формату заходу неможливо ухвалити за кілька місяців і більше до його проведення.

Ми стежимо за безпековою ситуацією та рішеннями інших організаторів великих подій. Якщо обставини зміняться настільки, що проведення форуму офлайн створюватиме неприйнятні ризики, ми маємо бути готовими змінити формат, навіть якщо до цього моменту вже витрачено значні ресурси на підготовку.

Donbas Media Forum уже має досвід таких трансформацій, хоча раніше вони були пов’язані з іншою кризою. У 2020 році через пандемію COVID-19 форум повністю перейшов в онлайн, а у 2021 році працював у змішаному форматі: основна аудиторія долучалася дистанційно, водночас невелика кількість учасників перебувала безпосередньо на локації під час дискусій та стежила за ними у форматі токшоу.

Цей досвід сьогодні залишається корисним, але між пандемією і війною є суттєва відмінність. Під час пандемії рішення перейти в онлайн можна було ухвалити завчасно і відповідно до нього вибудувати всю подію під зйомку в телевізійній студії. Під час повномасштабної війни безпекова ситуація може змінитися тоді, коли програма вже сформована, локація заброньована, технічні рішення погоджені, спікери запрошені, а учасники планують поїздку до Києва.

Чому ми все одно продовжуємо проводити форум офлайн

Попри всі ці складнощі, потреба у великих професійних зустрічах не зменшилася. Підготовка цьогорічного Donbas Media Forum добре це демонструє.

Спочатку ми розраховували сформувати програму приблизно на 50 панелей у форматі дискусій і воркшопів. Однак лише під час відкритого збору пропозицій отримали понад 200 ідей від партнерів, які хотіли долучитися до формування програми. У результаті зараз ідеться приблизно про 60 програмних подій, і остаточна кількість може бути ще більшою.

Цей інтерес особливо показовий на тлі того, що після згортання програм USAID кількість великих медійних заходів в Україні скоротилася. Водночас кількість питань, які потребують професійного обговорення, не зменшилася.

Українські медіа працюють у середовищі, яке постійно створює нові професійні, етичні та практичні виклики. Значна частина цих дискусій відбувається в соціальних мережах і професійних чатах, однак вони не можуть повністю замінити простір для безпосередньої розмови. Форум залишається місцем, де представники різних медіа можуть обговорювати складні питання, не погоджуватися між собою, але шукати спільні точки дотику в межах професійної дискусії.

 Фото:DMF