Успішна комунікація – це основа діалогу органів влади та громадськості. Якщо громадяни знатимуть і розумітимуть, про що говорять державні структури, вони їм довірятимуть. Тому в цьому матеріалі експерти проєкту ЄС-ПРООН з парламентської реформи спільно з консультантами громадської організації «Інтерньюз-Україна», які працюють над покращенням комунікацій комітетів Верховної Ради України, розкажуть комунікаційникам про ключові прийоми налагодження ефективного інформування та взаємодії з цільовою аудиторією.

Незважаючи на те, що державні установи мають певні обмеження у своїх можливостях, все ж існує дуже широкий спектр інструментів, які вже тут і зараз можуть стати в нагоді на шляху до побудови ефективного діалогу з громадянами.

Правило 1. Сформулюйте зрозуміле, просте та емоційне ключове повідомлення

Краще говорити просто, ніж зарозуміло. Ефективне повідомлення максимізує позитивні результати, долає чи зменшує бар’єри на шляху до дії, а також формує відповідну поведінку.

Комітет Верховної Ради з питань здоров'я нації, медичної допомоги та медичного страхування чітко і зрозуміло заявив: «Наша позиція – відновлення повноцінної планової медицини повинно відбуватись вже на перших етапах пом’якшення карантинних заходів».

Пост на фейсбук-сторінці Комітету Верховної Ради України з питань здоров'я нації, медичної допомоги та медичного страхування від 5 травня 2020 р.

Правило 2. Комунікуйте системно та на різних майданчиках

Комунікація повинна бути актуальною – тут і зараз, адже будь-яка затримка – це репутаційний ризик. Окрім того, комунікація повинна відповідати системному підходу та проводитися на різних майданчиках для її підсилення та максимального охоплення цільової аудиторії (офіційний сайт, сторінки у Facebook, Telegram, ютуб-канал тощо).

Наприклад, Комітет Верховної Ради України з питань цифрової трансформації регулярно демонструє системний підхід в оновленні контенту й активно комунікує через свою Facebook-сторінку. Комітет також підтримує комунікацію на сайті, в Instagram та Youtube.

Пост на фейсбук-сторінці Комітету Верховної Ради України з питань цифрової трансформації від 14 травня 2020 р.

Пост на інстаграм-сторінці Комітету Верховної Ради України з питань цифрової трансформації від 6 травня 2020 р.

Правило 3. Використовуйте різні формати комунікаційних повідомлень

Ставте аудиторії запитання, ініціюйте обговорення, запускайте онлайн-опитування громадської думки, формуйте дайджести – це лише невеликий перелік форматів, які можна та потрібно використовувати для взаємодії з підписниками на сторінках державних установ у соціальних мережах. Це не тільки приверне увагу до інформації, яку ви публікуєте, а також допоможе дізнатися про настрої цільової аудиторії, проаналізувати її бажання та поведінку, якісно підвищить рівень довіри до організації.

Ось як Комітет Верховної Ради України з інтеграції України до ЄС отримує фідбек від своїх підписників щодо їхніх інформаційних уподобань:

Пост на фейсбук-сторінці Комітету з питань інтеграції України до ЄС від 26 травня 2020 р.

Комітет Верховної Ради України з питань здоров'я нації, медичної допомоги та медичного страхування в гумористичній формі вирішив дізнатись у своїх підписників, чи вже всі підписали декларацію із сімейним лікарем/терапевтом.

Пост на фейсбук-сторінці Комітету Верховної Ради України з питань здоров'я нації, медичної допомоги та медичного страхування від 7 травня 2020 р.

А Комітет з питань цифрової трансформації щотижня публікує дайджести цифрових новин та звітує про свою діяльність.

Пост на фейсбук-сторінці Комітету Верховної Ради України з питань цифрової трансформації від 10 травня 2020 р.

Правило 4. Використовуйте месенджери із широким функціоналом

Telegram став одним з найпрогресивніших месенджерів, адже в ньому можна проводити опитування, створювати власні чат-боти, канали та стікери. Якщо грамотно використовувати функціонал Telegram, можна легко підвищити залученість аудиторії без додаткових матеріальних витрат.

Наприклад, Комітет Верховної Ради України з питань молоді і спорту має власний Telegram, у якому оперативно повідомляє про всі події та новини комітету. Активно комунікує через телеграм-канал і Комітет з питань з питань інтеграції України з Європейським Союзом.

Пост у телеграм-каналі Комітету Верховної Ради України з питань молоді і спорту від 15 травня 2020 р.

Пост у телеграм-каналі Комітету Верховної Ради України з питань інтеграції України з Європейським Союзом від 14 травня 2020 р.

Правило 5. Застосовуйте правило 75/25 на майданчиках для взаємодії з громадянами

Комунікувати варто не лише про діяльність своєї установи та її здобутки, але і про дотичні тематики, які також можуть бути цікавими вашій аудиторії. Золоте правило комунікацій у соціальних мережах – «75/25», де на кожне повідомлення про вашу організацію (новини, обговорення тощо), має бути 3 повідомлення про щось важливе для вашої аудиторії (цікава й корисна інформація).

Наприклад, Комітет Верховної Ради з питань здоров'я нації, медичної допомоги та медичного страхування ділиться зі своїми підписниками-медиками можливістю долучитися до обговорення досвіду Великої Британії у боротьбі з COVID-19.

Пост на фейсбук-сторінці Комітет Верховної Ради з питань освіти, науки та інновацій від 13 травня 2020 року

Правило 6. Залучайте нову цільову аудиторію та будьте відкриті через відеоформат

Відео подобаються людям, бо вони полегшують сприйняття складної інформації, а ключові повідомлення засвоюються краще. Один з варіантів – викладати короткі відео з підсумками роботи того чи іншого державного органу для того, щоби громадяни залишалися поінформованими. А для оформлення довгих – ефективним інструментом стане розробка таймкодів, які зазначають час тієї чи іншої важливої фрази, дають змогу зрозуміти відразу, про що йшлося у відео, і швидко знайти потрібну інформацію.

Так, відеоформат у своїй діяльності використовує Комітет Верховної Ради України з питань гуманітарної та інформаційної політики. Він викладає онлайн-засідання на ютуб-канал. Комітет в описі до відео подає короткі резюме засідань і таймкоди з найважливішими тезами бесіди.

Онлайн-трансляція на ютуб-каналі Комітету Верховної Ради України з питань гуманітарної та інформаційної політики від 30 квітня 2020 р.

Для обговорення близько 16 тисяч правок до проєкту закону про банки №2571-д, Комітет з питань фінансів, митної та податкової політики майже щодня протягом 2 тижнів виходив у прямий ефір на офіційному каналі комітету у YouTube.

Онлайн-трансляції на ютуб-каналі Комітету Верховної Ради України з питань фінансів, митної та податкової політики протягом квітня-травня 2020 р.

У той же час, Комітет Верховної Ради з питань здоров'я нації, медичної допомоги та медичного страхування використовує прямі трансляції засідань у Facebook, що значно спрощує глядачам процес спілкування в секції коментарів з державним органом та зі своїми однодумцями.

Онлайн-трансляція на фейсбук-сторінці Комітету Верховної Ради України  з питань здоров'я нації, медичної допомоги та медичного страхування від 8 квітня 2020 р.

Непростим, проте ефективним для побудови діалогу з громадськістю є формат інтерв’ю в прямому ефірі. Так, голова Комітету з питань організації державної влади, місцевого самоврядування, регіонального розвитку та містобудування Андрій Клочко регулярно в мережі Facebook надає відповіді на запитання підписників наживо.

Інтерв’ю в прямому ефірі на фейсбук-сторінці Комітету Верховної Ради України  з питань організації державної влади, місцевого самоврядування, регіонального розвитку та містобудування від 11 червня 2020 р.

Правило 7. Візуалізуйте текст

Спробуйте розробити інфографіку – з найяскравішими цифрами й фактами про діяльність вашої установи, її здобутками та цікавими дослідженнями. Це допоможе читачам краще зрозуміти текст, особливо, коли він насичений цифрами. Хороша візуалізація здатна замінити декілька абзаців тексту, скоротити час на написання публікації, а читачу – на ознайомлення з нею. Громадськість буде вдячна державним органам за те, що ті спростили розуміння складних термінів, фактів та статистики.

Так Комітет Верховної Ради України з питань екологічної політики та природокористування розробив інфографіку про новий законопроєкт №2339 про підвищення штрафів для отруювачів атмосферного повітря. У ній пояснюється, хто нестиме відповідальність за порушення і який буде розмір штрафу.

А Комітет Верховної Ради України з питань гуманітарної та інформаційної політики підготував інфографіку, у якій дає поради, як кожен із нас власними зусиллями може покращити екологічну ситуацію в країні.

І наостанок, успіх комунікації залежить від хорошого планування та креативних рішень для залучення цільової аудиторії. Відео, інфографіки, опитування та використання різноманітного функціоналу соціальних мереж допоможуть державних органам урізноманітнити власний контент, зробити його зрозумілим та ілюстративним для потреб і бажань громадян.