12 грудня Нацрада проведе позачергове засідання, на якому прийме рішення про офіційний перехід на систему електронного документообігу (СЕД), повідомив голова Нацради Юрій Артеменко.

СЕД дає змогу опрацьовувати документи в електронному вигляді та візувати їх за допомогою електронного цифрового підпису. Можливою є спільна робота одразу кількох користувачів з документом. Система має мобільний додаток на базі операційних систем iOS та Windows, але поки що не має додатку на базі Android.

Заступник глави Адміністрації Президента Дмитро Шимків нагадав, що впровадження СЕД в АП відбулося у 2015 році за ініціативи колишнього глави АП Бориса Ложкіна за підтримки Президента України. Функціонал СЕД було розроблено співробітниками Адміністрації Президента на базі технологій компанії Microsoft (у цій компанії до АП працював пан Шимків), до розробки долучилися загалом сім компаній. Після запровадження СЕД в АП було прийнято рішення передати її безкоштовно іншим державним інституціям.

Після Адміністрації Президента її систему впровадило державне підприємство «Державний науково-технічний центр з ядерної та радіаційної безпеки». А третім відомством, яке переходить на цю СЕД, стала Нацрада.

Впровадження СЕД у Нацраді розпочалося в липні 2016 року. Спершу цим питанням опікувалася колишній член Нацради Катерина Котенко, а після її звільнення – новопризначений член Нацради Валентин Коваль. За його словами, перехід Нацради на СЕД складався з кількох етапів: вивчення досвіду АП, розробка технічного завдання для адаптації системи АП для системи Нацради, отримання першої робочої версії та навчання співробітників роботі з нею.

У СЕД будуть опрацьовуватися вхідна, вихідна і внутрішня кореспонденція Нацради. Водночас проекти рішень Нацради, ліцензійна, кадрова та фінансова документація не будуть опрацьовуватися в системі. Але пан Коваль висловив сподівання, що робота з ліцензіатами з часом також буде переведена в СЕД.

«Ми в цій системі будемо тримати всі вхідні документи, внутрішні документи і будемо формувати весь пул вихідної кореспонденції. З 15 грудня ми почнемо обробляти всі звернення громадян у СЕД, з 20 грудня – всю кореспонденцію між Національною радою та іншими органами державної влади. У системі буде оброблятися весь внутрішній документообіг, окрім ліцензійної, кадрової та фінансової документації. Наступним кроком буде розробка системи роботи з ліцензіатами, оскільки Адміністрація Президента не має досвіду такої роботи», - розповів пан Коваль.

За словами пана Коваля, СЕД прискорює роботу з документами у два-три рази та заощаджує папір. Крім того, додав пан Артеменко, система передбачає можливість віддаленої роботи (наприклад, у відрядженні) і можливість погодження документів за принципом мовчазної згоди: якщо кілька днів немає відповіді – документ вважається погодженим.

Голова Нацради публічно на брифінгу попросив розробників створити ще й мобільний додаток для операційної системи Android, оскільки 66% користувачів мобільних пристроїв в Україні послуговується саме нею (у тому числі й сам голова Нацради).

Адміністрація Президента передала СЕД Нацраді безкоштовно. Адаптацією СЕД під потреби Нацради займався один фахівець з АП, працюючи не повний робочий день. «Тому з точки зору видатків це нічого не коштувало», - зазначив пан Шимків. Нацрада теж не витратила ніяких коштів, додав пан Коваль, оскільки сервер був встановлений у Нацраді ще раніше й не лише для цих потреб. Чи буде потрібен додатковий сервер – стане зрозуміло під час дослідної експлуатації СЕД.

Інші міністерства наразі не дуже активні в переході на систему електронного документообігу Адміністрації Президента, констатував пан Шимків: «До нас зверталося багато міністерств, дивилися, цікавилися. Певні органи захотіли впроваджувати, потім перехотіли. Потім почалися незрозумілі рухи. Бо для цього необхідно сервери купувати. Міністерство закордонних справ активно рухається в цьому напрямку. З Міністерством освіти вийшла прикра ситуація з радниками, і нам довелося вийти з робочої групи, яка працювала при міністерстві». Він нагадав, що в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі та в Міністерстві інфраструктури впроваджені власні системи електронного документообігу, від інших розробників.

Пан Шимків зауважив, що в деяких відомствах існують системи реєстрації документів, які насправді не мають нічого спільного із системою електронного документообігу: «Ми бачили в одному міністерстві, як документ сканується, передається іншій особі, друкується, візується, знову сканується. Це не система електронного документообігу – це якийсь потворний гібрид».

На запитання «Детектора медіа», чому саме Національна рада перейшла на СЕД, запропоновану АП, Юрій Артеменко заявив: «Тому що ми класні». З його слів, Нацрада підтримує більшість ініціатив, які їй пропонуються: «Була така ініціатива. Я подивився, що Шимків запроваджує нові стандарти. І ліс зберігають, і просувають нас до Європи. Та ми стояли в черзі за цією ідеєю!».